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Traer datos de una hoja de cálculo y conciliar con el banco

Gratis para importar movimientos · documentos, entidades, conciliación y exportación son Premium

Un extracto del banco, un cuadro de la asesoría, el libro que hasta hoy vivía en otro sitio: movimientos, facturas y pagos pueden entrar desde una hoja de cálculo. La regla que vale la pena leer dos veces — la importación no crea nada — es lo que mantiene el libro limpio.

Empezar por la plantilla

Ajustes › la sección Exportar Datos › Importar datos › Descargar plantilla. (Mientras el libro no tiene ningún movimiento, la pantalla Transacciones también ofrece un botón Importar datos.) Salen dos archivos, con el nombre en el idioma de la aplicación: la plantilla para rellenar e importar, y sus listas — todas las cuentas, categorías, subcategorías, entidades y proyectos que la aplicación ya conoce, con la ortografía exacta, si son profesionales, y la moneda de cada cuenta.

Desde la versión 1.7.4, una plantilla rellenada en cualquiera de los idiomas de la aplicación se reconoce como archivo de la propia aplicación — una descargada en inglés se importa con la aplicación en español, por ejemplo. Se lee en el idioma de los títulos de sus columnas, y las categorías y las cuentas se encuentran por su nombre en ese idioma o en el de la aplicación; los mensajes siguen en el idioma de la aplicación.

La importación no crea nada

Cuentas, categorías, subcategorías, entidades y proyectos tienen que existir en la aplicación antes de que el archivo los nombre. Si el archivo nombra una categoría, subcategoría, entidad o proyecto que no existe, no se importa nada — ni las líneas buenas — y la aplicación muestra todo lo que falta de una sola vez. Mire la lista, cree en la aplicación lo que falta, o ajuste el archivo a los nombres que existen. Cada nombre de cuenta del archivo se hace corresponder con una de sus cuentas en Verificar cuentas; los nombres iguales al de una cuenta, salvo mayúsculas y acentos, vienen ya elegidos.

En los modos Solo personal y Solo empresa, todo entra en el lado en uso, diga lo que diga la columna Profesional, y una categoría que solo existe en el lado oculto cuenta como inexistente.

Un archivo de otra aplicación

Un archivo CSV o Excel (XLSX) que no escribió esta aplicación sigue otro camino, porque las columnas no son las nuestras; de un archivo Excel solo se lee la primera hoja. En Definir columnas, cada columna recibe su significado — fecha, tipo, importe con su signo o ingresos y gastos por separado, categoría, subcategoría, cuenta, nota, profesional, entidad, o Ignorar. Desde la versión 1.7.4 los significados vienen ya elegidos a partir de los títulos de las columnas, en el idioma de la aplicación, en inglés o en portugués; un título que la aplicación no conoce se queda en Ignorar, y cualquier elección se puede cambiar. El formato de fecha, el separador decimal y si la primera fila es encabezado también se definen ahí. Después, cuál de sus cuentas es cada nombre de cuenta del archivo. No inventa cuentas: un nombre sin correspondencia detiene ahí la importación, y lo dice.

Después, la revisión, día a día, antes de que se escriba nada. La categoría del archivo se encuentra por el nombre que muestra la aplicación, en cualquiera de sus idiomas. Una línea cuya categoría la aplicación no tiene espera en Ignoradas, donde la ficha pide una y no guarda sin ella — la importación no planta categorías suyas. El interruptor Profesional sigue a la cuenta cuando el archivo no lo indica. Una línea que repite algo que ya está en el libro se muestra junto a ello y se llama posible duplicado, nunca se tira en silencio: No es esta la convierte en un movimiento nuevo, Confirmar la deja fuera. Y las líneas que el archivo traía y no se pudieron leer — una fecha ilegible, un importe vacío — se enumeran al final en lugar de desaparecer.

Importar todo guarda las líneas restantes que están listas; los posibles duplicados se omiten, y las líneas que aún no tienen categoría o cuenta de destino esperan en Ignoradas a que se elija. Si entró mal, Deshacer esta importación retira todas las líneas que añadió.

La moneda no se escribe

La moneda de un movimiento es la de la cuenta en la que entra; elegir la cuenta es elegir la moneda. Una transferencia entre dos monedas necesita Importe e Importe recibido; sin el segundo, la línea se rechaza en lugar de inventarse un tipo.

Facturas y sus pagos (Premium)

Una línea con un tipo de documento (factura, abono, nota de cargo, recibo) es el documento — sin cuenta, sin dinero moviéndose en esa línea; la entidad es obligatoria, y la moneda es la de la entidad. Una línea solo con el número de documento es un movimiento que lo paga, desde la cuenta indicada. El orden no importa. Una factura sin líneas de pago entra sin pagar y queda pagada cuando se importen sus pagos, en ese archivo o en uno posterior; una línea de pago de un documento que ya está en la aplicación lo paga, como lo haría un pago registrado a mano. Una fecha de vencimiento vacía significa vence en la fecha del documento. Los documentos son Premium: sin Premium, cada línea de documento y cada línea que paga uno se rechaza con las facturas y los demás documentos forman parte de Premium, y los movimientos simples del archivo entran.

Qué se rechaza, y por qué

• Un nombre que la aplicación no tiene — nada importado, los nombres que faltan enumerados.
• Un pago con un número que no existe; una palabra que no es un tipo de documento; un importe cero o negativo; una transferencia a la misma cuenta; una transferencia entre monedas sin el importe recibido.
• Una categoría en una transferencia — la línea se rechaza: las transferencias no llevan categoría.
• El mismo número dos veces — queda una factura, con aviso. Pagos por encima de la factura — aviso; la factura entra.

Cada rechazo y cada aviso dice de qué línea se trata. Una línea idéntica a un movimiento que ya está en el libro — misma cuenta, tipo, importe y día — se omite y se cuenta en Omitidos (duplicados); los rechazos se cuentan aparte, con los errores.

Clientes y proveedores desde un archivo (Premium)

Menú › Cuentas corrientes › Entidades › el icono de importar, arriba › Importar Entidades › Importar CSV. Lee CSV, TSV y TXT, Excel (la primera hoja) y JSON. Las columnas se encuentran por sus títulos — los nombres de los campos de la propia entidad en cualquiera de los idiomas de la aplicación (Nombre, NIF, Tipo de entidad, Plazo de pago, Moneda, tal como los enumera la pantalla), o las palabras habituales en inglés y en portugués. La lista muestra cada registro con su tipo, NIF, plazo de pago y moneda; un Duplicado tiene el NIF de una entidad que ya está en el libro, un Similar a tiene el mismo nombre sin el sufijo societario, y ambos vienen sin marcar. Importar Seleccionados añade los marcados. Aquí no hay deshacer: una entidad se elimina como cualquier otra.

Conciliar con el banco (Premium)

Conciliar comprueba una cuenta contra el extracto del banco, línea a línea, y marca cada movimiento que el banco confirma. No hay periodo que cerrar: lo que se concilia es cada movimiento.

1. Menú › Cuentas › Reconciliación, arriba a la derecha › Importar Extracto Bancario. Elija la cuenta y el archivo — OFX, QFX, CSV (también TSV y TXT) o Excel (.xlsx); un .xls antiguo hay que guardarlo antes como .xlsx o CSV. El extracto se lee en el móvil; no sale nada de él.
2. Para un archivo CSV o Excel, Definir columnas: Fecha, Importe (con signo) o Débito y Crédito, Descripción, Memo y Saldo, con el formato de fecha y el separador decimal. La aplicación los deduce de los títulos; Fecha, un importe y Descripción son obligatorios.
3. Antes de tocar el libro, la aplicación comprueba el propio extracto: con una columna Saldo, cada saldo tiene que ser el anterior más la línea. Un extracto que no cuadra se rechaza. La primera conciliación de una cuenta busca dónde se encuentra el extracto con el saldo inicial; las siguientes comparan el saldo anterior a la primera línea con el saldo ya conciliado (Verificación del saldo).
4. Continuar con la conciliación, y después una línea del banco cada vez. Correspondencia encontrada muestra la línea del banco junto al movimiento de la aplicación con el mismo importe y el mismo sentido y una fecha cercana: Confirmar, o Ninguno de estos. Con varios candidatos, el lado de la aplicación se convierte en una rueda — coincidencias posibles — elegir — con la fecha más cercana primero.
5. Una línea sin correspondencia se convierte en una Nueva transacción: un gasto o un ingreso con su categoría, o una Transferencia a otra cuenta. El movimiento creado ya queda conciliado, y la categoría elegida se sugiere la próxima vez que aparezca la misma descripción.
6. Desde la versión 1.7.4, Omitir esta línea, bajo cada tarjeta, deja una línea sin conciliar y sin registrar nada; vuelve a aparecer en la importación siguiente.
7. Al final, Finalizar › Resumen de Reconciliación: el saldo del extracto frente al saldo conciliado, el saldo de la cuenta frente al conciliado, y Pendientes en app (los que no están en el extracto). Desde la versión 1.7.4, un movimiento cuya línea del banco se omitió no cuenta ahí, ni aparece en el cuadro siguiente: se lista aparte — está en el banco, pero aún no se ha conciliado; se emparejará de nuevo en la próxima importación. Después de Confirmar, los movimientos de la aplicación dentro de las fechas del extracto que el banco no mostró aparecen juntos en un solo cuadro — No se encontró correspondencia automática; al tocar uno se abre para corregirlo, y al volver del formulario el cuadro reaparece con los que aún faltan. Ignorar los deja todos como están.

Un movimiento conciliado muestra una marca verde en las listas y queda bloqueado: el formulario se abre con un aviso — Conciliado con el extracto bancario: solo se pueden cambiar los adjuntos — y no se puede eliminar mientras siga conciliado. Desde la versión 1.7.4 su conciliación se anula desde el propio movimiento: Anular conciliación, en el aviso o en el cuadro que rechaza la eliminación. Solo cambia ese movimiento, no se elimina nada, y el siguiente extracto lo vuelve a emparejar. La marca verde desaparece de la lista al momento, y el formulario se desbloquea aunque luego se cancele la eliminación. Esto es gratis, también sin Premium.

Para anular varias a la vez (Premium): importe un extracto de la cuenta, toque Anular conciliación en la pantalla que lo comprueba, y elija el día. Desde la versión 1.7.4 las líneas del propio extracto deciden por la fecha del banco de cada línea — sea cual sea la fecha registrada en el movimiento — y los movimientos conciliados por otros extractos a partir de ese día también se anulan. No se eliminan registros.

Un movimiento conciliado queda conciliado en todos los dispositivos sincronizados. Las reglas de categorización aprendidas se quedan en el móvil que las aprendió.

Comprobado con ZeniCash 1.5.0 el 2026-09-10. Donde una función es Premium, se dice.