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Registrar facturas y gastos, y cobrar lo que le deben

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Esto es lo que separa a ZeniCash de un simple registro de gastos: quién le debe, a quién debe usted, y desde cuándo. Clientes y proveedores son entidades; lo que deben o se les debe vive en el estado de cuenta de cada uno; facturas, gastos, abonos y anticipos son los documentos que lo mueven.

Entidades: clientes, proveedores, la administración

Menú › Cuentas corrientes › Entidades, en la parte inferior de la pantalla. Cada entidad tiene NIF, moneda y un plazo de pago: registre una factura y la fecha de vencimiento se calcula sola. Quien tenga documentos sin pagar y vencidos muestra el importe en mora, en ámbar, ya en la lista.

Documentos: cuatro pestañas

Menú › Cuentas corrientes › Documentos, en la parte inferior de la pantalla:

• A Pagar — lo que debe a proveedores.
• A Cobrar — lo que los clientes le deben.
• Anticipos — dinero entregado o recibido a cuenta.
• Cuenta corriente — el extracto de cada entidad, movimiento a movimiento, con saldo acumulado.

Cada documento tiene un lado: una factura emitida a la empresa es profesional, una emitida a usted es personal, y la lista de categorías lo acompaña. Desde la versión 1.5.0 el número de documento es obligatorio en facturas y en notas de abono y de cargo. Desde la versión 1.6.3 el mismo documento no entra dos veces: un segundo documento de la misma entidad, del mismo tipo y con el mismo número, se rechaza —las mayúsculas no cuentan, «ft 001» es «FT 001»— y el mensaje indica la fecha y el importe del que ya existe. Una nota de abono puede llevar el número de la factura que corrige.

Registrar un gasto en un solo gesto

La forma más rápida: registre el gasto con la entidad y el número de documento. La aplicación crea el documento en el estado de cuenta y lo liquida con ese pago — y el primer adjunto del movimiento, la factura, viaja con el documento (un recibo puesto como segundo adjunto se queda con el pago). Registrar primero el documento y pagarlo más tarde funciona igual de bien.

Liquidar

Elija el documento, diga de qué cuenta sale el dinero, y la aplicación crea el movimiento, lo descuenta del documento y actualiza el saldo de la entidad. Liquide varios a la vez si quiere; pague una factura en euros desde una cuenta en otra moneda y el tipo de cambio queda guardado en el movimiento. Un documento también se liquida sin salir de él — el botón Pagado / Recibido.

Desde la versión 1.7.3, el pago toma el lado del documento, sea cual sea la cuenta que paga: una factura profesional se paga con un movimiento profesional, una personal con un movimiento personal. El formulario no muestra el botón Profesional, porque decide el documento. Cuando la cuenta es del otro lado — una factura de la empresa pagada con una cuenta personal, por ejemplo — aparece la casilla Registrar en la cuenta corriente (préstamo), con el nombre de su empresa, marcada (Premium; vea prestar dinero y conservar la categoría real). Los documentos profesionales y personales no se pagan juntos: con ambos seleccionados, la aplicación responde «Seleccione solo documentos profesionales o solo personales para pagarlos juntos.» — cada lado se paga por separado, como los documentos en monedas distintas.

Anticipos y abonos

Un anticipo es dinero dado o recibido a cuenta antes de que exista factura; se queda en el saldo de la entidad hasta que una factura lo absorba. Un abono reduce lo que se debe. Un préstamo a un tercero, o un gasto de la empresa pagado del bolsillo propio, está en Prestar dinero y mantener la categoría real.

En la pantalla principal: lo que entra y lo que sale

Ajustes › Formatos › Qué mostrar en el panel › Vencimientos. La pantalla principal cambia el gráfico de categorías por dos tarjetas: A Cobrar arriba, A Pagar abajo.

Cada tarjeta tiene dos cifras, nunca una: lo que ya está vencido y nadie ha pagado, y lo que vence dentro del mes escrito arriba en la pantalla — las flechas lo cambian. Sumarlas escondería justo la parte que quita el sueño. Debajo, de quién es el dinero, de mayor a menor, con quien está en mora destacado.

Lo programado — movimientos recurrentes y eventos de tesorería — tiene una línea propia y nunca se suma a las de arriba: a pagar significa deuda, y un alquiler que aún no ha vencido no es deuda.

Los importes aparecen en su moneda base. Cuando una cifra se compone de varias monedas, una línea debajo lo dice — 38.365,00 DZD ≈ 274,04 € — igual que las tarjetas de las cuentas, porque un total convertido esconde de dónde viene.

Al tocar una cifra se abren los documentos que hay detrás; al tocar un nombre se abre la cuenta corriente de esa entidad.

Encontrar lo que importa

La mayor parte de un libro de verdad está liquidada a cero. Tres botones en la cabecera de la pestaña Cuenta corriente: Saldo (todos, Pendiente, A Cobrar, A Pagar), Entidad (una, con búsqueda) y Fecha (un intervalo).

Lo que ZeniCash no hace

No genera ni envía facturas en PDF. Muchos países exigen software de facturación certificado para eso; ZeniCash se pone a su lado, registra lo emitido y lo recibido, y guarda los justificantes para la asesoría.

Comprobado con ZeniCash 1.5.0 el 2026-09-10. Donde una función es Premium, se dice.