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Digitalizar um recibo para ele se ler e arquivar sozinho

Grátis para anexar · Premium para ler

Aponte a câmara ao recibo e a aplicação lê-o enquanto aponta — fornecedor, NIF, número do documento, data e valor — antes mesmo de tirar a fotografia. A leitura acontece no telemóvel, e a aplicação aprende cada fornecedor. Este guia explica como, o que é grátis, e onde os ficheiros vão parar.

Como funciona

1. Toque no −, no fundo do painel, para uma despesa (ou abra um documento), e toque em Digitalizar.
2. Passe a câmara pelo recibo e aproxime-se de cada parte até a linha ficar verde: fornecedor, NIF, data, número do documento e total. Quando tem o suficiente, a câmara fecha sozinha (Usar o que leu sai antes).
3. O formulário fica preenchido: fornecedor, número do documento, data e valor. O NIF não tem campo próprio — é por ele que a aplicação encontra o fornecedor, e é com ele que o preenche quando o cria.
4. Toque em Anexar, que fica a pulsar, para fotografar o papel — até três páginas por documento. Confira, corrija se for preciso, grave. Sem essa fotografia, nada fica anexado.

Um ficheiro que já esteja no telemóvel — uma fatura em PDF recebida por email — entra por Anexar. Cada movimento leva até dois ficheiros.

Não são só talões de caixa

O mesmo leitor funciona nos documentos que compõem uma conta corrente: faturas de fornecedor, notas de crédito, notas de débito e adiantamentos. Abra um documento em vez de uma despesa e toque em Digitalizar — os campos chegam da mesma maneira. A data de vencimento não é lida do papel: é a data do documento mais o Prazo (dias) do fornecedor, por isso indique esse prazo no fornecedor uma vez.

Funciona no sentido inverso. A ZeniCash não emite faturas — isso pertence ao programa de faturação certificado que o seu país exige — mas as faturas que emite continuam a ter de ser acompanhadas. Digitalize-as e a aplicação fica à espera do pagamento: o documento fica em A receber até ser liquidado, e passa a Vencido quando a data de vencimento passa.

No que a leitura se transforma

Uma definição decide isso: Definições › Formatos › Campo Entidade, com três estados. Desativado — a digitalização é só um movimento, sem cliente nem fornecedor. Opcional — pode indicar um quando isso importa. Obrigatório — todos os movimentos levam um, e se o leitor encontrar um fornecedor que nunca registou, a aplicação pára e pede que o crie antes de gravar. É de propósito: é o que transforma uma digitalização numa conta corrente que fecha.

Dois números de contribuinte

Uma fatura de fornecedor traz dois NIF: o dele, e o seu. Sem dizer à aplicação qual é o seu, o leitor pode apanhar o seu próprio número e arquivá-lo a si como fornecedor.

Definições › Premium › A minha empresa guarda o nome e o NIF da sua empresa uma vez. A partir daí seguem-se duas coisas: o seu número nunca é confundido com o dele, e o documento passa a ser arquivado como profissional sozinho.

Lido no telemóvel

O recibo não sai do aparelho para ser lido. Numa aplicação que trata faturas de clientes e de fornecedores, isso não é um pormenor. Existe uma leitura com IA opcional para os recibos que o leitor do telemóvel não consegue decifrar; liga-se em Definições › Premium, pede autorização, e envia apenas essa imagem, que não fica guardada.

Faturas com mais do que uma página

Um documento pode ter até três páginas, guardadas juntas num só PDF. A forma como são lidas depende de onde vêm:

• Um PDF que já está no telemóvel, acrescentado com Anexar: é lido página a página, até à terceira, porque numa fatura de várias páginas o total tanto pode estar na última como na primeira.
• Papel, com a câmara: a leitura é a passagem ao vivo antes da fotografia, e as páginas fotografadas a seguir ficam guardadas, não são lidas. O cabeçalho costuma repetir-se em todas as páginas, por isso aponte à página que tem o total.

O segundo anexo está limitado a duas páginas e nunca é lido — veja em baixo para que serve.

O segundo anexo, e para que serve

Cada movimento leva dois ficheiros, e têm funções diferentes. O primeiro é o documento que a aplicação lê: o recibo, a fatura. O segundo é para o que mais pertence àquela compra — a garantia, o certificado, a guia de remessa, o manual. Não é lido porque não é para ser: está ali para que daqui a dois anos, quando a coisa se avariar, a garantia esteja no movimento que a comprou.

Até duas páginas, fotografia ou PDF. Um ficheiro mais longo, ou que a aplicação não consiga abrir para contar, é recusado em vez de arquivado.

O papel continua a contar

Ter o documento na ZeniCash não substitui guardar o original. Na maioria dos países o papel continua a ter de ser guardado durante um prazo que a lei fixa, e o seu contabilista pode continuar a precisar do exemplar físico em mãos.

A aplicação arquiva e encontra; não desobriga. Saber o que o seu país exige — como os documentos têm de ser guardados, e por quanto tempo — é da sua responsabilidade, não da aplicação.

Aprende cada fornecedor

A partir do segundo documento do mesmo fornecedor, há duas coisas que voltam sozinhas. A categoria, a subcategoria e o projeto que escolheu para esse fornecedor. E qualquer campo que tenha corrigido: a aplicação guarda o texto impresso logo antes dele nos documentos desse fornecedor, e procura-o aí da próxima vez. Aprendido por fornecedor, no telemóvel.

Onde ficam os ficheiros

• No telemóvel, agarrados ao movimento (e ao documento criado a partir dele — o primeiro anexo do movimento, a fatura, viaja com o documento; um recibo posto como segundo anexo fica com o pagamento).
• Com a sincronização na nuvem ligada (Premium): a partir da versão 1.5.0, também na nuvem — num centro de dados na Europa — e descarregados em qualquer aparelho seu que os abra.
• No pacote para o contabilista (Premium): um PDF por movimento, com ou sem uma faixa de detalhes por cima, e os documentos das faturas numa pasta própria.

Conselhos para uma leitura limpa

• Aproxime-se de cada parte do recibo e segure o telemóvel quieto um instante — cada linha fica verde quando é lida, e a câmara fecha sozinha.
• Os recibos térmicos desbotam: digitalize-os no dia em que os recebe.
• Um recibo amarrotado lê-se melhor esticado; a aplicação endireita e recorta, mas não inventa o que uma dobra esconde.

Confrontado com o ZeniCash 1.5.0 a 2026-09-10. Onde uma funcionalidade é Premium, está escrito.