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Enregistrer factures et dépenses, et se faire payer

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C’est ce qui sépare ZeniCash d’un simple carnet de dépenses : qui vous doit, à qui vous devez, et depuis quand. Clients et fournisseurs sont des entités ; ce qui est dû vit dans le compte courant de chacun ; factures, dépenses, avoirs et avances sont les documents qui le font bouger.

Les entités : clients, fournisseurs, administration

Menu › Comptes courants › Entités, en bas de l’écran. Chaque entité a un numéro fiscal, une devise et un délai de paiement : enregistrez une facture et la date d’échéance se calcule toute seule. Une entité qui a des documents impayés et échus affiche le montant en retard, en ambre, directement dans la liste.

Documents : quatre onglets

Menu › Comptes courants › Documents, en bas de l’écran :

• À Payer — ce que vous devez aux fournisseurs.
• À Recevoir — ce que les clients vous doivent.
• Avances — argent versé ou reçu d’avance.
• Compte courant — le relevé de chaque entité, mouvement par mouvement, avec solde cumulé.

Chaque document a un côté : une facture au nom de l’entreprise est professionnelle, une facture à votre nom est personnelle, et la liste des catégories suit. Depuis la version 1.5.0, le numéro de document est obligatoire sur les factures et sur les avoirs et notes de débit. Depuis la version 1.6.3, le même document ne peut pas être saisi deux fois : un second document de la même entité, du même type et avec le même numéro, est refusé — les majuscules ne comptent pas, « ft 001 » vaut « FT 001 » — et le message indique la date et le montant de celui qui existe déjà. Un avoir peut porter le numéro de la facture qu’il corrige.

Enregistrer une dépense en un seul geste

Le plus rapide : saisissez la dépense avec l’entité et le numéro de document. L’application crée le document dans le relevé et le solde avec ce règlement — et la première pièce jointe du mouvement, la facture, part avec le document (un reçu placé en deuxième pièce jointe reste avec le règlement). Enregistrer d’abord le document et le payer plus tard fonctionne tout aussi bien.

Régler

Choisissez le document, indiquez le compte d’où sort l’argent, et l’application crée le mouvement, l’impute au document et met à jour le solde de l’entité. Réglez plusieurs documents d’un coup si vous voulez ; payez une facture en euros depuis un compte dans une autre devise et le taux reste enregistré dans le mouvement. Un document se solde aussi sans le quitter — le bouton Payé / Reçu.

À partir de la version 1.7.3, le paiement prend le côté du document, quel que soit le compte qui paie : une facture professionnelle se paie par un mouvement professionnel, une facture personnelle par un mouvement personnel. Le formulaire n’affiche pas le bouton Professionnel, car c’est le document qui décide. Quand le compte est de l’autre côté — une facture de l’entreprise payée par un compte personnel, par exemple — la case Suivre sur le compte courant de l'entité (prêt) apparaît, avec le nom de votre entreprise, cochée (Premium ; voir prêter de l’argent et garder la vraie catégorie). Documents professionnels et personnels ne se paient pas ensemble : avec les deux sélectionnés, l’application répond « Sélectionnez uniquement des documents professionnels ou uniquement personnels pour les payer ensemble. » — chaque côté se paie à part, comme les documents dans des devises différentes.

Avances et avoirs

Une avance est de l’argent versé ou reçu avant qu’une facture existe ; elle reste dans le solde de l’entité jusqu’à ce qu’une facture l’absorbe. Un avoir diminue ce qui est dû. Un prêt à un tiers, ou une dépense de l’entreprise réglée de votre poche, est traité dans Prêter de l’argent en gardant la vraie catégorie.

Sur l'écran principal : ce qui entre et ce qui sort

Paramètres › Formats › Ce qui s'affiche sur le tableau de bord › Échéances. L'écran principal remplace le graphique des catégories par deux cartes : À Recevoir en haut, À Payer en bas.

Chaque carte porte deux montants, jamais un seul : ce qui est déjà en retard et que personne n'a payé, et ce qui arrive à échéance dans le mois affiché en haut de l'écran — les flèches le changent. Les additionner masquerait précisément ce qui empêche de dormir. En dessous, à qui appartient l'argent, du plus grand au plus petit, ceux en retard mis en évidence.

Ce qui est programmé — mouvements récurrents et événements de trésorerie — a sa propre ligne et n'est jamais ajouté aux montants du dessus : à payer veut dire dette, et un loyer qui n'est pas encore échu n'est pas une dette.

Les montants s'affichent dans votre devise de base. Quand un montant se compose de plusieurs devises, une ligne en dessous le dit — 38 365,00 DZD ≈ 274,04 € — comme le font déjà les cartes des comptes, car un total converti cache d'où il vient.

Toucher un montant ouvre les documents qui sont derrière ; toucher un nom ouvre le compte courant de cette entité.

Retrouver ce qui compte

Dans un vrai livre, la plus grande partie est soldée à zéro. Trois boutons en haut de l’onglet Compte courant : Solde (tous, En attente, À Recevoir, À Payer), Entité (une seule, avec recherche) et Date (une période).

Ce que ZeniCash ne fait pas

Il ne génère pas et n’envoie pas de factures en PDF. De nombreux pays imposent un logiciel de facturation certifié pour cela ; ZeniCash se place à côté, enregistre ce qui a été émis et reçu, et garde les justificatifs pour le comptable.

Vérifié avec ZeniCash 1.5.0 le 2026-09-10. Là où une fonction est Premium, c’est écrit.