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Daten aus einer Tabelle holen und mit der Bank abgleichen

Buchungen kostenlos importieren · Belege, Entitäten, Abgleich und Export sind Premium

Ein Bankauszug, eine Aufstellung des Steuerberaters, das Buch, das bis heute anderswo lag: Buchungen, Rechnungen und Zahlungen können aus einer Tabelle hereinkommen. Die Regel, die zweimal zu lesen lohnt — der Import legt nichts an — ist das, was das Buch sauber hält.

Mit der Vorlage anfangen

Einstellungen › Abschnitt Daten exportieren › Daten importieren › Vorlage herunterladen. (Solange das Buch noch gar keine Buchungen hat, bietet auch der Bildschirm Transaktionen eine Schaltfläche Daten importieren.) Es kommen zwei Dateien, benannt in der Sprache der App: die Vorlage zum Ausfüllen und Importieren, und Ihre Listen — alle Konten, Kategorien, Unterkategorien, Entitäten und Projekte, die die App bereits kennt, in exakter Schreibweise, ob sie geschäftlich sind, und die Währung jedes Kontos.

Ab Version 1.7.4 wird eine Vorlage, die in einer beliebigen Sprache der App ausgefüllt wurde, als Datei der App selbst erkannt — eine auf Englisch heruntergeladene lässt sich zum Beispiel mit der App auf Deutsch importieren. Sie wird in der Sprache ihrer Spaltentitel gelesen, und Kategorien und Konten werden über ihren Namen in dieser Sprache oder in der der App gefunden; die Meldungen bleiben in der Sprache der App.

Der Import legt nichts an

Konten, Kategorien, Unterkategorien, Entitäten und Projekte müssen in der App existieren, bevor die Datei sie nennt. Nennt die Datei eine Kategorie, Unterkategorie, Entität oder ein Projekt, das es nicht gibt, wird nichts importiert — auch die guten Zeilen nicht — und die App zeigt auf einen Schlag alles, was fehlt. Sehen Sie sich die Liste an, legen Sie das Fehlende in der App an, oder passen Sie die Datei an die vorhandenen Namen an. Jeder Kontoname der Datei wird unter Konten überprüfen einem Ihrer Konten zugeordnet; Namen, die einem Konto gleichen, von Groß- und Kleinschreibung und Akzenten abgesehen, sind bereits gewählt.

In den Modi Nur privat und Nur geschäftlich kommt alles auf der genutzten Seite herein, was auch immer die Spalte Beruflich sagt, und eine Kategorie, die es nur auf der verborgenen Seite gibt, zählt als fehlend.

Eine Datei aus einer anderen App

Eine CSV- oder Excel-Datei (XLSX), die nicht von dieser App geschrieben wurde, geht einen anderen Weg, weil ihre Spalten nicht die unseren sind; aus einer Excel-Datei wird nur das erste Blatt gelesen. Unter Spalten definieren bekommt jede Spalte ihre Bedeutung — Datum, Art, Betrag mit Vorzeichen oder Einnahmen und Ausgaben getrennt, Kategorie, Unterkategorie, Konto, Notiz, beruflich, Entität oder Ignorieren. Ab Version 1.7.4 sind die Bedeutungen anhand der Spaltentitel bereits gewählt, in der Sprache der App, auf Englisch oder auf Portugiesisch; ein Titel, den die App nicht kennt, bleibt auf Ignorieren, und jede Wahl lässt sich ändern. Das Datumsformat, das Dezimaltrennzeichen und ob die erste Zeile eine Überschrift ist, werden dort ebenfalls festgelegt. Danach, welches Ihrer Konten zu welchem Kontonamen der Datei gehört. Sie erfindet keine Konten: ein Name ohne Entsprechung hält den Import dort an, und sie sagt es.

Danach die Durchsicht, Tag für Tag, bevor irgendetwas geschrieben wird. Die Kategorie der Datei wird über den Namen gefunden, den die App anzeigt, in jeder ihrer Sprachen. Eine Zeile, deren Kategorie die App nicht hat, wartet unter Übersprungen, wo die Karte eine verlangt und ohne sie nicht speichert — der Import pflanzt keine eigenen Kategorien. Die Schaltfläche Beruflich folgt dem Konto, wenn die Datei nichts sagt. Eine Zeile, die etwas wiederholt, das bereits im Buch steht, wird daneben gezeigt und Mögliches Duplikat genannt, nie stillschweigend verworfen: Nicht diese macht daraus eine neue Buchung, Bestätigen lässt sie weg. Und Zeilen, die in der Datei standen und überhaupt nicht gelesen werden konnten — ein unleserliches Datum, ein leerer Betrag — werden am Ende aufgeführt, statt zu verschwinden.

Alle importieren speichert die übrigen Zeilen, die bereit sind; mögliche Duplikate werden übersprungen, und Zeilen noch ohne Kategorie oder Zielkonto warten unter Übersprungen auf eine Wahl. Ist es schief hereingekommen, nimmt Diesen Import rückgängig machen jede Zeile wieder heraus, die er hinzugefügt hat.

Die Währung schreibt man nicht

Die Währung einer Buchung ist die des Kontos, in das sie fällt; das Konto zu wählen heißt, die Währung zu wählen. Eine Überweisung zwischen zwei Währungen braucht Betrag und Erhaltener Betrag; ohne den zweiten wird die Zeile abgelehnt, statt einen Kurs zu erfinden.

Rechnungen und ihre Zahlungen (Premium)

Eine Zeile mit einer Belegart (Rechnung, Gutschrift, Lastschriftanzeige, Quittung) ist der Beleg — ohne Konto, ohne Geldbewegung in dieser Zeile; die Entität ist Pflicht, und die Währung ist die der Entität. Eine Zeile nur mit der Belegnummer ist eine Buchung, die ihn bezahlt, vom angegebenen Konto. Die Reihenfolge spielt keine Rolle. Eine Rechnung ohne Zahlungszeilen kommt unbezahlt herein und gilt als bezahlt, sobald ihre Zahlungen importiert werden, in derselben Datei oder in einer späteren; eine Zahlungszeile für einen Beleg, der schon in der App ist, bezahlt ihn, wie es eine von Hand erfasste Zahlung täte. Ein leeres Fälligkeitsdatum heißt fällig am Belegdatum. Belege sind Premium: Ohne Premium wird jede Belegzeile und jede Zeile, die einen bezahlt, mit Rechnungen und andere Belege gehören zu Premium abgelehnt, und die einfachen Buchungen der Datei kommen herein.

Was abgelehnt wird, und warum

• Ein Name, den die App nicht hat — nichts importiert, die fehlenden Namen aufgelistet.
• Eine Zahlung mit einer Nummer, die es nicht gibt; ein Wort, das keine Belegart ist; ein Betrag von null oder negativ; eine Überweisung auf dasselbe Konto; eine Überweisung zwischen Währungen ohne den erhaltenen Betrag.
• Eine Kategorie auf einer Überweisung — die Zeile wird abgelehnt: Überweisungen haben keine Kategorie.
• Dieselbe Nummer zweimal — eine Rechnung bleibt, mit Hinweis. Zahlungen über den Rechnungsbetrag hinaus — Hinweis; die Rechnung kommt herein.

Jede Ablehnung und jeder Hinweis nennt die betroffene Zeile. Eine Zeile, die einer Buchung im Buch gleicht — dasselbe Konto, dieselbe Art, derselbe Betrag und derselbe Tag —, wird übersprungen und unter Übersprungen (Duplikate) gezählt; Ablehnungen werden getrennt gezählt, mit den Fehlern.

Kunden und Lieferanten aus einer Datei (Premium)

Menü › Laufende Konten › Entitäten › das Import-Symbol oben › Entitäten importieren › CSV importieren. Gelesen werden CSV, TSV und TXT, Excel (das erste Blatt) und JSON. Die Spalten werden an ihren Titeln erkannt — den Feldnamen der Entität in jeder Sprache der App (Name, Steuernummer, Entitätstyp, Zahlungsfrist, Währung, wie der Bildschirm sie auflistet) oder den üblichen englischen und portugiesischen Wörtern. Die Liste zeigt jeden Datensatz mit Typ, Steuernummer, Zahlungsfrist und Währung; ein Duplikat hat die Steuernummer einer Entität, die schon im Buch ist, ein Ähnlich wie hat denselben Namen ohne den Rechtsformzusatz, und beide kommen ohne Haken. Ausgewählte importieren fügt die angehakten hinzu. Hier gibt es kein Rückgängigmachen: Eine Entität wird entfernt wie jede andere.

Mit der Bank abgleichen (Premium)

Der Abgleich prüft ein Konto Zeile für Zeile gegen den Auszug der Bank und markiert jede Buchung, die die Bank bestätigt. Es gibt keinen Zeitraum abzuschließen: Abgeglichen wird jede einzelne Buchung.

1. Menü › Konten › Kontenabgleich, oben rechts › Kontoauszug importieren. Wählen Sie das Konto und die Datei — OFX, QFX, CSV (auch TSV und TXT) oder Excel (.xlsx); eine alte .xls muss zuerst als .xlsx oder CSV gespeichert werden. Der Auszug wird auf dem Handy gelesen; nichts verlässt es.
2. Bei einer CSV- oder Excel-Datei Spalten definieren: Datum, Betrag (mit Vorzeichen) oder Soll und Haben, Beschreibung, Memo und Saldo, mit Datumsformat und Dezimaltrennzeichen. Die App errät sie aus den Titeln; Datum, ein Betrag und Beschreibung sind Pflicht.
3. Bevor sie das Buch anrührt, prüft die App den Auszug selbst: Mit einer Spalte Saldo muss jeder Saldo der vorherige plus die Zeile sein. Ein Auszug, der nicht aufgeht, wird abgelehnt. Der erste Abgleich eines Kontos sucht, wo der Auszug auf den Anfangssaldo trifft; die folgenden vergleichen den Saldo vor der ersten Zeile mit dem bereits abgeglichenen Saldo (Saldoabgleich).
4. Mit dem Abgleich fortfahren, dann eine Bankzeile nach der anderen. Übereinstimmung gefunden zeigt die Bankzeile neben der Buchung der App mit demselben Betrag, derselben Richtung und einem nahen Datum: Bestätigen oder Keine davon. Bei mehreren Kandidaten wird die Seite der App zu einem Rad — mögliche Treffer – auswählen — mit dem nächstliegenden Datum zuerst.
5. Eine Zeile ohne Treffer wird zu einer Neue Transaktion: eine Ausgabe oder eine Einnahme mit ihrer Kategorie, oder eine Überweisung auf ein anderes Konto. Die angelegte Buchung ist bereits abgeglichen, und die gewählte Kategorie wird beim nächsten Auftauchen derselben Beschreibung vorgeschlagen.
6. Ab Version 1.7.4 lässt Diese Zeile überspringen, unter jeder Karte, eine Zeile unabgeglichen, ohne dass etwas erfasst wird; sie kommt beim nächsten Import wieder.
7. Am Ende Fertig › Abgleichszusammenfassung: der Saldo des Auszugs gegen den abgeglichenen Saldo, der Kontosaldo gegen den abgeglichenen und Ausstehend in App (nicht im Auszug). Ab Version 1.7.4 zählt eine Buchung, deren Bankzeile übersprungen wurde, dort nicht mit und erscheint nicht im folgenden Fenster: Sie wird gesondert aufgeführt — sie ist bei der Bank, aber noch nicht abgeglichen; beim nächsten Import wird sie wieder zugeordnet. Nach Bestätigen erscheinen die Buchungen der App innerhalb der Daten des Auszugs, die die Bank nicht zeigte, zusammen in einem einzigen Fenster — Keine automatische Übereinstimmung gefunden; ein Tippen auf eine öffnet sie zum Korrigieren, und zurück aus dem Formular erscheint das Fenster wieder mit denen, die noch fehlen. Überspringen lässt sie alle, wie sie sind.

Eine abgeglichene Buchung zeigt in den Listen einen grünen Haken und ist gesperrt: Das Formular öffnet sich mit einem Banner — Mit dem Kontoauszug abgeglichen: Nur Anhänge können geändert werden. — und sie lässt sich nicht löschen, solange sie abgeglichen bleibt. Ab Version 1.7.4 wird ihr Abgleich in der Buchung selbst rückgängig gemacht: Abgleich rückgängig machen, im Banner oder im Fenster, das das Löschen ablehnt. Nur diese Buchung ändert sich, nichts wird gelöscht, und der nächste Auszug ordnet sie wieder zu. Der grüne Haken verschwindet sofort aus der Liste, und das Formular wird entsperrt, auch wenn das Löschen danach abgebrochen wird. Das ist kostenlos, auch ohne Premium.

Um mehrere auf einmal rückgängig zu machen (Premium): Importieren Sie einen Auszug des Kontos, dann Abgleich rückgängig machen auf dem Bildschirm, der ihn prüft, und wählen Sie den Tag. Ab Version 1.7.4 entscheiden die Zeilen des Auszugs selbst nach dem Bankdatum jeder Zeile — welches Datum auch immer in der Buchung steht —, und Buchungen, die von anderen Auszügen ab diesem Tag abgeglichen wurden, werden ebenfalls zurückgesetzt. Datensätze werden nicht gelöscht.

Eine abgeglichene Buchung bleibt auf allen synchronisierten Geräten abgeglichen. Die gelernten Kategorisierungsregeln bleiben auf dem Handy, das sie gelernt hat.

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