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Einen Beleg scannen, der sich selbst liest und ablegt

Anhängen kostenlos · Lesen ist Premium

Richten Sie die Kamera auf den Beleg, und die App liest ihn schon beim Zielen — Lieferant, Steuernummer, Belegnummer, Datum und Betrag — noch bevor Sie auslösen. Gelesen wird auf dem Handy, und die App lernt jeden Lieferanten.

So funktioniert es

1. Tippen Sie unten im Dashboard auf − für eine Ausgabe (oder öffnen Sie einen Beleg) und tippen Sie auf Scannen.
2. Führen Sie die Kamera über den Beleg und gehen Sie nah an jeden Teil, bis seine Zeile grün wird: Lieferant, Steuernummer, Datum, Belegnummer und Summe. Hat sie genug, schließt sich die Kamera von selbst (Gelesenes übernehmen beendet früher).
3. Das Formular ist ausgefüllt: Lieferant, Belegnummer, Datum und Betrag. Die Steuernummer hat kein eigenes Feld — über sie findet die App den Lieferanten, und mit ihr füllt sie ihn aus, wenn sie ihn anlegt.
4. Tippen Sie auf das pulsierende Anhängen, um das Papier zu fotografieren — bis zu drei Seiten pro Dokument. Prüfen, bei Bedarf korrigieren, speichern. Ohne dieses Foto wird nichts angehängt.

Eine Datei, die schon auf dem Handy liegt — eine per E-Mail erhaltene PDF-Rechnung — kommt über Anhängen herein. Jede Buchung nimmt bis zu zwei Dateien.

Nicht nur Kassenbelege

Derselbe Leser funktioniert bei den Dokumenten, aus denen ein Kontokorrent besteht: Lieferantenrechnungen, Gutschriften, Lastschriftanzeigen und Vorschüsse. Öffnen Sie ein Dokument statt einer Ausgabe und tippen Sie auf Scannen — die Felder kommen genauso an. Das Fälligkeitsdatum wird nicht vom Papier gelesen: Es ist das Belegdatum plus die Zahlungsfrist (Tage) des Lieferanten — tragen Sie diese Frist also einmal beim Lieferanten ein.

Es geht auch in die andere Richtung. ZeniCash stellt keine Rechnungen aus — das gehört der in Ihrem Land vorgeschriebenen Rechnungssoftware — aber die Rechnungen, die Sie ausstellen, müssen trotzdem verfolgt werden. Scannen Sie sie, und die App wartet auf die Zahlung: das Dokument bleibt in Zu erhalten, bis es beglichen ist, und wird Überfällig, sobald die Fälligkeit verstrichen ist.

Was aus der Lesung wird

Das entscheidet eine Einstellung: Einstellungen › Formate › Entitätsfeld, mit drei Zuständen. Deaktiviert — der Scan ist nur eine Buchung, ohne Kunde oder Lieferant. Optional — Sie nennen einen, wenn es darauf ankommt. Erforderlich — jede Buchung trägt einen, und findet der Leser einen Lieferanten, den Sie nie erfasst haben, hält die App an und verlangt, ihn vor dem Speichern anzulegen. Das ist Absicht: so wird aus einem Scan ein Kontokorrent, das aufgeht.

Zwei Steuernummern

Eine Lieferantenrechnung trägt zwei Steuernummern: seine und Ihre. Ohne der App zu sagen, welche Ihre ist, kann der Leser Ihre eigene Nummer aufgreifen und Sie als Lieferanten ablegen.

Einstellungen › Premium › Mein Unternehmen speichert Firmennamen und Steuernummer einmal. Danach folgen zwei Dinge: Ihre Nummer wird nie mit seiner verwechselt, und das Dokument wird von selbst als geschäftlich abgelegt.

Auf dem Handy selbst gelesen

Der Beleg verlässt das Gerät zum Lesen nicht. In einer App, die Kunden- und Lieferantenrechnungen anfasst, ist das keine Nebensache. Es gibt eine optionale KI-Belegerkennung für Belege, die der Leser des Handys nicht entziffern kann; sie wird in Einstellungen › Premium eingeschaltet, fragt um Erlaubnis und schickt nur dieses eine Bild, das nicht aufbewahrt wird.

Rechnungen mit mehr als einer Seite

Ein Dokument darf bis zu drei Seiten haben, zusammen in einem PDF. Wie sie gelesen werden, hängt davon ab, woher sie kommen:

• Ein PDF, das schon auf dem Handy liegt, mit Anhängen hinzugefügt: Seite für Seite gelesen, bis zur dritten — denn auf einer mehrseitigen Rechnung steht die Summe ebenso oft auf der letzten wie auf der ersten Seite.
• Papier, mit der Kamera: Gelesen wird beim Live-Durchgang vor dem Foto; die danach fotografierten Seiten werden aufbewahrt, nicht gelesen. Der Kopf wiederholt sich meist auf jeder Seite — richten Sie die Kamera also auf die Seite mit der Summe.

Der zweite Anhang ist auf zwei Seiten begrenzt und wird nie gelesen — wofür er da ist, steht weiter unten.

Der zweite Anhang, und wofür er da ist

Jede Buchung nimmt zwei Dateien auf, mit unterschiedlichen Aufgaben. Die erste ist das Dokument, das die App liest: der Beleg, die Rechnung. Der zweite ist für alles andere, was zu diesem Kauf gehört — die Garantie, die Garantiekarte, der Lieferschein, das Handbuch. Er wird nie gelesen, weil er nicht dafür gedacht ist: er liegt dort, damit in zwei Jahren, wenn die Sache kaputtgeht, die Garantie an der Buchung hängt, die sie gekauft hat.

Bis zu zwei Seiten, Foto oder PDF. Eine längere Datei, oder eine, die die App zum Zählen nicht öffnen kann, wird abgelehnt statt abgelegt.

Das Papier zählt weiterhin

Das Dokument in ZeniCash zu haben ersetzt nicht das Aufbewahren des Originals. In den meisten Ländern muss das Papier weiterhin für eine gesetzlich festgelegte Frist aufbewahrt werden, und Ihr Steuerberater braucht unter Umständen weiterhin das physische Exemplar.

Die App legt ab und findet wieder; sie entbindet nicht. Zu wissen, was Ihr Land verlangt — wie Dokumente aufbewahrt werden müssen und wie lange — liegt in Ihrer Verantwortung, nicht in der der App.

Sie lernt jeden Lieferanten

Ab dem zweiten Dokument desselben Lieferanten kommen zwei Dinge von selbst zurück. Die Kategorie, Unterkategorie und das Projekt, die Sie für diesen Lieferanten gewählt haben. Und jedes Feld, das Sie korrigiert haben: Die App merkt sich den Text, der auf den Belegen dieses Lieferanten direkt davor steht, und sucht beim nächsten Mal dort. Je Lieferant gelernt, auf dem Handy.

Wo die Dateien landen

• Auf dem Handy, angehängt an die Buchung (und an den daraus erzeugten Beleg — der erste Anhang der Buchung, die Rechnung, wandert mit dem Beleg; eine Quittung als zweiter Anhang bleibt bei der Zahlung).
• Mit eingeschalteter Synchronisierung (Premium): seit Version 1.5.0 auch in der Cloud — einem Rechenzentrum in Europa — und ladbar auf jedem Ihrer Geräte, das sie öffnet.
• Im Steuerberater-Paket (Premium): ein PDF pro Buchung, mit oder ohne Detailstreifen darüber, und die Rechnungsbelege in einem eigenen Ordner.

Tipps für eine saubere Lesung

• Gehen Sie nah an jeden Teil des Belegs und halten Sie das Handy einen Moment still — jede Zeile wird grün, sobald sie gelesen ist, und die Kamera schließt sich von selbst.
• Thermobelege verblassen: scannen Sie sie noch am selben Tag.
• Ein zerknitterter Beleg liest sich glattgestrichen besser; die App richtet gerade und schneidet zu, erfindet aber nicht, was eine Falte verdeckt.

Gegen ZeniCash 1.5.0 geprüft am 2026-09-10. Wo eine Funktion Premium ist, steht es dabei.