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Un livre en commun avec la famille ou l’équipe

Deux personnes qui gèrent le même argent depuis deux téléphones finissent par se recaler par message : tu as déjà saisi le carburant ? Un espace partagé supprime cette étape. Tous les membres travaillent sur les mêmes comptes et les mêmes opérations, et une modification faite sur un téléphone apparaît sur les autres.

Autant être clair avant d’en créer un : un espace partagé n’est pas un livre privé avec un coin commun. Tout ce qui se trouve dans l’espace est visible par chacun de ses membres. La seule exception, ce sont les fichiers des reçus : les photos et les PDF joints aux opérations sont conservés sous le compte de la personne qui les a joints, et elle seule peut les ouvrir.

Créer, et rejoindre

Les deux se trouvent au même endroit — Paramètres → Synchronisation Cloud → Espace partagé, qui apparaît une fois le téléphone connecté avec un compte Google ou Apple. Il n’existe pas d’autre porte, ni pour entrer ni pour sortir. Sans espace, l’écran présente deux cartes : Créer un espace partagé, avec un nom facultatif, et Rejoindre avec un code.

Codes d’invitation

Dans l’espace, Générer un code d'invitation affiche un code de 12 caractères, en trois groupes, avec des boutons pour le copier et pour le partager dans un message. À partir de la version 1.7.4 :

La carte indique aussi combien de membres compte l’espace et, sous Membres, le nom et l’e-mail de chacun.

Ce qu’il advient des écritures déjà présentes sur le téléphone

C’est la décision qui mérite qu’on s’y arrête, car elle est posée une seule fois, au moment de rejoindre : après le code et l’accord, la boîte Que faire de vos données ? propose deux boutons.

Deux comptes de même nom restent deux

Deux personnes qui rejoignent le même espace, chacune avec un compte nommé « Épargne », conservent deux comptes. Un compte est identifié par un code qui lui est propre, jamais par son nom — c’est aussi pourquoi le renommer ne le perd jamais, et pourquoi les deux ne fusionnent pas en silence. Les écritures réellement saisies deux fois se retrouvent dans Paramètres → Premium → Doublons possibles, où celle qui reste relève d’un choix et non d’une supposition.

La même chose est permise dans le livre d’une seule personne — deux comptes dans des banques différentes peuvent porter le même nom. Enregistrer un compte sous un nom déjà utilisé sur le téléphone ne fait donc qu’avertir et demander confirmation ; cela ne bloque jamais.

Premium à l’intérieur d’un espace

Un seul abonnement couvre l’espace : un membre d’un espace dont l’abonné paie obtient Premium sans rien acheter. Deux détails méritent d’être connus, car ils se remarquent à l’usage :

Quitter un espace

Le départ se fait également depuis Paramètres → Synchronisation Cloud → Espace partagé, avec Quitter, et demande une connexion : l’application s’assure d’abord que tout ce qui est sur le téléphone est bien arrivé dans l’espace, et refuse de partir plutôt que de perdre quoi que ce soit si elle n’y parvient pas.

À partir de la version 1.5.0, le tableau de bord dit ce qu’il fait pendant les secondes qui séparent les deux étapes — « Restauration du livre personnel… » — au lieu d’afficher des soldes à zéro ; s’il n’y a pas de connexion à ce moment-là, il le dit, et la synchronisation suivante avec connexion ramène le livre. Une conséquence du départ en dernier mérite d’être connue : le livre de la personne qui a fondé l’espace contient alors tout ce que l’espace détenait, y compris ce que d’autres membres avaient apporté, comme le sien.

Ce que les autres voient

Tout ce que contient le livre commun : comptes, soldes, opérations, entités et les numéros fiscaux enregistrés pour les clients et les fournisseurs — ainsi que le nom et l’e-mail du compte avec lequel chaque membre s’est connecté. C’est un transfert de données entre personnes, délibéré, et c’est pour cela que l’application le demande avant qu’il n’ait lieu ; la Politique de confidentialité le décrit à la section 2.3b.

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