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Un libro en común con la familia o el equipo

Dos personas que llevan el mismo dinero desde dos móviles acaban cuadrando cuentas por mensaje: ¿ya apuntaste el combustible? Un espacio compartido elimina ese paso. Todos los miembros trabajan sobre las mismas cuentas y los mismos movimientos, y un cambio hecho en un móvil aparece en los demás.

Conviene tener claro qué significa eso antes de crear uno: un espacio compartido no es un libro privado con un rincón común. Todo lo que está en el espacio es visible para todos sus miembros. La única excepción son los archivos de los tickets: las fotos y los PDF adjuntos a los movimientos se guardan en la cuenta de quien los adjuntó, y solo esa persona puede abrirlos.

Crear y unirse

Ambas cosas están en el mismo sitio — Ajustes → Sincronización Cloud → Espacio compartido, que aparece cuando el móvil tiene sesión iniciada con una cuenta de Google o de Apple. No hay otra puerta, ni de entrada ni de salida. Sin espacio, la pantalla tiene dos tarjetas: Crear un espacio compartido, con un nombre opcional, y Unirse con un código.

• Crear un espacio exige una suscripción Premium propia, de pago: la prueba de 14 días no crea espacios, y quien es Premium por causa de un espacio no puede usarlo para fundar un segundo. El libro del móvil sube al nuevo espacio; no se borra nada.
• Unirse es gratis. Un invitado nunca necesita suscripción — ese es el sentido de la función — y, desde la versión 1.7.4, no necesita haber sincronizado antes.
• Crear un espacio, generar una invitación para él y unirse a él piden cada uno conformidad explícita — Compartir datos del grupo — con que los registros, y el nombre y el correo de la cuenta, sean visibles para los demás miembros.

Códigos de invitación

Dentro del espacio, Generar código de invitación muestra un código de 12 caracteres, en tres grupos, con botones para copiarlo y para compartirlo en un mensaje. Desde la versión 1.7.4:

• un código sirve una sola vez — la persona que se une con él lo gasta — y caduca en 7 días;
• solo quien creó el espacio genera códigos; los demás miembros leen Solo quien creó este espacio puede invitar a nuevos miembros.;
• los códigos aún sin usar aparecen en Invitaciones pendientes, cada uno con su fecha de caducidad, y cada uno se puede cancelar allí: deja de funcionar al momento.
• el código aparece en una sola línea, reducido cuando la pantalla es estrecha, junto a los botones de copiar y de compartir;
• al unirse, el código se lee primero, antes de la conformidad y de ¿Qué hacer con sus datos?: un código ya usado o cancelado se rechaza al momento con Esta invitación ya se ha utilizado o se ha cancelado. Pida un código nuevo., y uno caducado con Esta invitación ha caducado. Pide un código nuevo.

La tarjeta muestra también cuántos miembros tiene el espacio y, en Miembros, el nombre y el correo de cada miembro.

Qué pasa con los registros que ya están en el móvil

Esta es la decisión que merece calma, porque se toma una sola vez, al unirse: después del código y de la conformidad, el cuadro ¿Qué hacer con sus datos? ofrece dos botones.

• Llevar mis datos. Las cuentas y los movimientos que ya están en el móvil pasan a formar parte del libro común, visibles para todos los miembros.
• Empezar de cero. El móvil se vacía y se llena con los registros del espacio. Nada se destruye: la copia personal queda guardada en la nube, en la cuenta que se unió, y es también a ella a la que se vuelve en una salida posterior. Desde la versión 1.7.4, lo que solo este móvil guardaba del libro personal — las reglas de conciliación, el historial de importaciones de extractos y lo que la lectura de tickets aprendió, ligados a las cuentas, categorías y proveedores de la propia persona — también queda guardado en el móvil y vuelve al salir.

Dos cuentas con el mismo nombre siguen siendo dos

Dos personas que se unen al mismo espacio, cada una con una cuenta llamada «Ahorros», conservan dos cuentas. Una cuenta se identifica por un código propio, nunca por su nombre — que es también la razón por la que renombrarla no la pierde nunca, y por la que las dos no se fusionan en silencio. Los registros que sí se introdujeron dos veces se encuentran en Ajustes → Premium → posibles duplicados, donde cuál se queda es una elección y no una suposición.

Lo mismo está permitido en el libro de una sola persona: dos cuentas en bancos distintos pueden compartir nombre. Por eso, guardar una cuenta con un nombre ya usado en el móvil solo avisa y pide confirmación; nunca bloquea.

Premium dentro de un espacio

Una suscripción cubre el espacio: un miembro de un espacio cuyo suscriptor está pagando obtiene Premium sin comprar nada. Hay dos detalles que conviene conocer, porque se notan en el uso:

• El derecho lo escribe el servidor tras comprobar la suscripción con la tienda — nunca la app por su cuenta.
• Se concede con un plazo de 35 días, renovado cada vez que la app del suscriptor vuelve a comprobar la suscripción. Consecuencia práctica: si quien paga no abre ZeniCash durante más de 35 días, los demás miembros pierden Premium hasta que lo haga. Los registros siguen ahí — lo que caduca son las funciones Premium, no los datos.

Salir de un espacio

Salir se hace también desde Ajustes → Sincronización Cloud → Espacio compartido, con Salir, y requiere conexión: la app se asegura primero de que todo lo que está en el móvil ha llegado al espacio, y prefiere no salir a perder nada si no lo consigue.

• Salir quedando otros miembros devuelve el móvil al libro personal guardado en la nube tal como estaba cuando usted se unió al espacio o lo creó. Lo que se registró dentro del espacio mientras tanto — sus propios movimientos incluidos — se queda con el espacio y con quienes permanecen en él. Para quien creó el espacio, es el libro tal como estaba el día de la creación. Desde la versión 1.7.4, el cuadro de confirmación lo dice, y el libro vuelve con lo que solo existía en este móvil — las reglas de conciliación, el historial de importaciones de extractos y lo que la lectura de tickets aprendió.
• Salir siendo el último miembro cierra el espacio. Los registros del espacio se copian primero al libro personal, para que salgan con quien se va; no se borra nada. Desde la versión 1.7.4, el cuadro lo dice: Es el último miembro, así que el espacio se cierra. Los datos se quedan en este dispositivo y en su copia de seguridad personal en la nube. Para volver a compartir, tendrá que crear un espacio nuevo.
• El Premium prestado por el espacio termina al salir. Desde la versión 1.7.4, salir cancela también los códigos de invitación que la persona había generado y que nadie ha usado todavía.

Desde la versión 1.5.0 el panel dice lo que está haciendo en los segundos entre los dos pasos —«Restaurando el libro personal…»— en lugar de mostrar saldos a cero; si en ese momento no hay conexión, lo dice, y la siguiente sincronización con conexión trae el libro. Una consecuencia de salir el último conviene saberla: el libro de quien fundó el espacio contiene entonces todo lo que había en el espacio, incluido lo que aportaron otros miembros, como propio.

Qué ven los demás

Todo lo que hay en el libro común: cuentas, saldos, movimientos, entidades y cualquier número fiscal registrado de clientes y proveedores — más el nombre y el correo de la cuenta con la que cada miembro inició sesión. Es una transferencia de datos entre personas, deliberada, y por eso la app pregunta antes de que ocurra; la Política de Privacidad la describe en la sección 2.3b.